Upphandlingsverksamhet fås även som en tjänst

År 2018 pilottestade vi ett nytt totalservicekoncept för sådana upphandlingsenheter som saknar resurser eller kompetens för upphandlingsuppgifterna. Konceptet för upphandlingsverksamhet som en tjänst omfattar olika slags behovs- och situationsanpassade åtgärder för organiseringen och genomförandet av upphandling. 

”Vi samarbetade med Verket för finansiell stabilitet och Statens ekonomiska forskningscentral för att ta fram en tjänst som svarar mot kundernas behov”, säger utvecklingschef Pauliina Lautiainen som svarade för konceptutformningen och pilottestningen.

Målet är att hjälpa organisationer att genomföra upphandlingar på ett mer systematiskt och effektivt sätt. Behov av tjänsten har identifierats bland annat på följande områden:

• Lägga upp upphandlingsplan, utvärdera olika genomföranderutiner och fastställa tidschema.
• Göra förstudier, kartlägga marknaden och begära information.
• Genomföra konkurrensutsättning.
• Assistera vid avtalsuppföljning och leverantörssamarbete.
• Ta fram analyserade data om upphandlingarna och ge rekommendationer för god praxis och metoder för effektivisering av verksamheten.
• Upprätta och upprätthålla upphandlingsanvisningar.
• Fungera som coach och bollplank för upphandlingsansvariga från planering av upphandlingen till avtalshantering; fungera som utvecklingspartner.
• Ge support för implementering och användning av inköpssystemet Handi.

”Upphandlingsverksamhet som levereras som en tjänst kräver att vi har bransch- och substanskunskap som är relevant för kunden. Vårt mål är att tillhandahålla så färdiga lösningar som möjligt, och kunden väljer de alternativ som passar dem bäst”, säger utvecklingschef Anne Sores som ansvarar för utförandet av tjänsten.

Målgruppen är företrädesvis små kunder som saknar egna resurser för upphandlingar.

Normalt inleds uppdraget med att man kartlägger nuläget och fastställer rollfördelningen mellan Hansel och kunden. Hansels enhet för konkurrensutsättning och team för miniupphandlingar bistår utvecklingschefen som är den primära kontaktpersonen gentemot kunden under samarbetet. Upphandlingsverksamhet som en tjänst innebär i praktiken att Hansel ställer all sin kompetens till kundens förfogande.

Konceptet togs fram som en del av programmet för digitalisering av upphandlingar, även känt som Handi.