Försvinn, processvinn

Hansel inledde i januari 2018 ett strategiskt projekt för framtagning av processer för nya tjänster för utveckling av upphandlingsverksamheten och ett dynamiskt inköpssystem. Med hjälp av Leanfilosofin och tjänstedesign ville man förbättra kundnöjdheten och kvaliteten, dra ner verksamhetskostnaderna och förkorta ledtiderna.

Projektet genomfördes med stöd från Laatukeskus Excellence Finland. Målet var att i synnerhet förbättra genomströmningen i processen, minska svinnet och generera ett större mervärde för kunden.

I projektet deltog under olika skeden ett tjugotal experter från olika håll i organisationen, inklusive kategorihantering, utveckling av upphandlingsverksamheten, enheten för upphandlingsstöd, kundfunktionerna och de digitala tjänsterna. Dessutom anlitades representanter för kundorganisationer som bidrog med värdefulla synpunkter.

Med hjälp av Leanfilosofin och Leanverktyg fastställdes åtgärder som också förbättrade processen för upphandling och avtalshantering inom ramavtal. I projektet testades olika Leanverktyg, som bland annat fiskbensdiagram för att identifiera problem och hitta lösningsförslag.

Som ett resultat av projektet var det möjligt att minska mängden överlappande arbete, utveckla kundmaterialet och avtalsdokumenten, effektivisera användningen av XRM-systemet, testa standardiserade avtal och implementera e-underskrift på avtal. Arbetsflöden och ledtider åskådliggjordes med en kanbantavla och en idékuvös skapades på intranätet.