Ny tjänst för kunder inom samordnad upphandling

Hansel lanserade det första dynamiska inköpssystemet (DIS) sommaren 2018. Förfarandet för samordnad upphandling liknar ramavtal, men är smidigare för kunderna och leverantörerna.

Ett dynamiskt inköpssystem är ett helt elektroniskt upphandlingsförfarande. Den största skillnaden mellan ramavtal och DIS är att leverantörer i det senare fallet kan ansluta sig till avtalet under hela dess löptid.

”För serviceleverantörer är det en stor fördel att den samordnade upphandlingen är öppen nya leverantörer under hela avtalsperioden och inte bara vid upphandlingen vart fjärde år. Leverantörer kan med andra ord ansöka om att bli antagna när som helst under avtalsperioden och vid behov även lämna avtalet”, säger kategoridirektör Susanna Närvänen.

Det flexibla systemet ger också kunderna nya fördelar.

”Man kan till exempel bygga på och uppdatera kompetensen inom DIS för expert- och konsulttjänster genom att ta in nya leverantörer. Leverantörerna i DIS väljs genom intern konkurrensutsättning, och för kunderna spelar det ingen roll om miniupphandlingen ordnas inom ett ramavtal eller DIS. I bägge fallen kan de luta sig tillbaka på Hansels dokumentunderlag samt anlita enheten för upphandlingsstöd som handleder vid upphandlingen och kommenterar anbudsförfrågan. Jämfört med ramavtal kan DIS leda till att kunden får fler anbud, vilket är bra att beakta redan i anbudsförfrågan. ”

Antalet kandidater som godkänns i ett DIS begränsas inte på något sätt och de behöver inte betala någon avgift för att delta i inköpssystemet. Prissättningen är också smidigare i DIS än i ramavtal.

”Prissättningen på marknaden förändras hela tiden. Till exempel, när it-konsultering senast upphandlades som ett ramavtal var vi inne i en lågkonjunktur och priserna enligt avtalet var låga. Det ledde till ett dåligt utbud av tjänster i högkonjunkturläge. DIS för it-konsultering lanserades för kunder i höstas, och det fungerar mer på marknadsvillkor än ramavtalet på samma område”, säger Susanna Närvänen.

Fler dynamiska inköpssystem lanseras under 2019

Under 2018 kompletterades Hansels utbud av samordnad upphandling med fyra DIS för långtidsboende inrikes, iOS/MacOS-datorer, it-konsultering och företagshälsovård.

”DIS kan minska mängden administrativt arbete vid upphandlingar. Till exempel i ramavtalet för företagshälsovård var kunden tvungen att ordna många förenklade upphandlingar om det behövdes leverantörer för flera verksamhetsställen på olika håll i landet. I DIS för företagshälsovård kan kunderna själva ange områdesindelningen, med andra ord räcker det med en upphandling per kund. DIS för it-konsultering minskar också på behovet av kundernas egna upphandlingar jämfört med det tidigare ramavtalet, där det behövdes miniupphandlingar för varje kompetensområde. Det minskar processkostnaderna för både kunden och leverantören.”

DIS är ändå ingen mirakelmedicin som råder bot på alla problem inom offentlig upphandling.

”I vissa fall lämpar sig DIS bättre för kunden och leverantörerna än ett ramavtal. Men det är kundens behov och marknadsläget som avgör vilken metod för samordnad upphandling som är lämpligast. Våra första erfarenheter av dynamiska inköpssystem är positiva, och vi väljer ett DIS om det är ett bättre alternativ för kunden än ett ramavtal”, säger Susanna Närvänen.