Väsentlighetsanalys
Grunden för Hansels ansvarsarbete och kommunikationen om detta utgörs av väsentlighetsmatrisen, som styr tillämpningen av GRI Standards på bolagets rapportering. Väsentlighetsdefinitionen avgör det som tas upp i ansvarsrapporten.
De teman som presenteras i ansvarsrapporten har utvärderats i väsentlighetsmatrisen ur intressentgruppernas perspektiv och med tanke på genomslagskraften för bolagets verksamhet. Utifrån detta fokuserar Hansel i sin rapportering på de ansvarsteman som konstaterats vara de viktigaste. Även om intressentgrupperna inte lyfte fram besparingarna för staten särskilt, ansågs detta vara det viktigaste delområdet med tanke på kärnverksamheten.
Det finns flera aspekter som påverkar innehållet i väsentlighetsanalysen. Definitionerna har utformats med beaktande av FN:s mål för hållbar utveckling (SDG), omvärldstrender och bolagets strategi, värdegrund och de åtgärder som följer av dessa. Även statliga anvisningar och principbeslut som berör Hansel har påverkat innehållet i väsentlighetsanalysen. Man har också beaktat resultaten av enkäterna om kund- och leverantörsnöjdheten, utredningarna av ansvarsgruppen, kund- och leverantörsresponsen och resultaten av enkäten om personalens arbetstillfredsställelse.
Väsentlighetsmatrisen uppdaterades avsevärt utifrån den enkät till intressentgrupperna som gjordes på hösten 2016. Den nya matrisen betonar Hansels roll som en främjare av en ansvarsfull upphandlingsprocess. Dessutom har nationella spetsprojekt för digitalisering såsom Handi påverkat väsentlighetsdefinitionen. Väsentlighetsmatrisen behandlades av ansvarsgruppen och godkändes av ledningsgruppen. Matrisen uppdaterades 2018 till följd av ändringar i omvärlden.
Öppenhet, bekämpning av korruption och grå ekonomi vilka tidigare hade behandlats var för sig kombinerades till Öppenhet och bekämpning av ekonomiska oegentligheter. Grundläggande fri- och rättigheter i arbetslivet, uppföljning och övervakning samt cirkulär ekonomi och cleantech samlades under rubriken Ansvar i samordnad upphandling. Uppmuntrande arbetsgemenskap och nytt jobb utgör nu tillsammans fokusområdet God arbetsgemenskap. De sista delområden som ändrats är kompetensdelning och samarbete med intressentgrupper som nu rapporteras tillsammans under Kompetensdelning. De övriga väsentlighetsfaktorerna har inte ändrats.
Ändringen motiverades av att delmomenten inom ekonomiskt ansvar hade samma ledningsrutiner, de tre ansvarsaspekterna allt mer var kopplade till konkurrensutsättningar och de nya arbetssätten nu var inarbetade. En ny väsentlighetsbedömning ska göras 2019 efter att fusionen av Hansel och KL-Kuntahankinnat har genomförts och omvärldsförändringen är ett faktum.
De tematiska fält som presenteras i väsentlighetsmatrisen har kopplats till de olika ansvarsaspekterna med färgkoder. Klicka på delområdena för att läsa hur respektive ansvarstema syns i vardagen på Hansel.
Öppenhet och bekämpning
av ekonomiska oegentligheter »
Utnyttjande av
digitaliseringen »
Innovativa
upphandlingar »
Fungerande
marknader »
Kompetensdelning »
Påverkan av
regleringen »
Besparingar
för staten »
Informations-
säkerhet »
Socialt ansvar »
Uppmuntrande
arbetsgemenskap »
Socialt ansvar
Ekonomiskt ansvar
Miljöansvar
Påverkan på flera områden
Hansel iakttar absolut likabehandling av avtalsleverantörerna och är noga med efterlevnaden av de etiska riktlinjerna. Tillsammans med våra partner motarbetar vi grå ekonomi, och vi skapar insyn i förvaltningen genom att tillhandahålla information om statens upphandlingar.
Hansels mål är att främja effektiva och moderna verksamhetssätt. Inom statsförvaltningens gemensamma program för digitalisering av upphandlingar (Handi) svarar vi för utvecklingen av arbetsmetoderna och systemen ”från behov till beställning”.
Innovativ upphandling syftar till att åstadkomma ny slags resultat. Likaså kan det handla om nya och innovativa upphandlingsförfaranden inom de ramar som upphandlingslagen ställer. Målet kan uppnås exempelvis genom att köpa produktutveckling, prototyper eller befintliga innovationer. Det väsentliga är att kunna dra nytta av den kompetens som finns på marknaden och sträva efter ett resultat som är bättre och effektivare.
Hansels verksamhetsmodeller bidrar till en fungerande marknad. För oss är det viktigt att konkurrensen är genuin och sund och att små företag också kan bli avtalsleverantörer för staten.
Hansel satsar mycket på att utveckla och sprida experternas kunnande. Bolaget ordnar intressentevenemang om offentlig upphandling och medarbetare medverkar också som utbildare på diverse forum. Vårt mål är högkvalitativ och hållbar offentlig upphandlingsverksamhet samt spridning av bästa praxis.
Hansels affärsverksamhet är strängt reglerat. Vi samarbetar med lagberedare och beslutsfattare på upphandlingsområdet. Vi följer aktivt med rättspraxis som berör upphandlingsverksamheten och beaktar eventuella ändringar i vår verksamhet.
Hansel ska förbättra produktiviteten inom den offentliga förvaltningen genom samordnad upphandling och utveckling av upphandlingskompetensen. Därigenom uppnås besparingar av skattemedel och erhålls betydande samhällseffekter.
Med informationssäkerhet avses skydd mot sekretessbrott, förlust av okränkbarheten eller tillgängligheten. Inom affärsverksamhet indikerar informationssäkerhet goda verksamhetsrutiner och utgör ett element i företagets riskkontroll.
Hansel främjar kvaliteten och ansvarsaspekterna inom upphandlingsverksamheten. Vi kontrollerar att ansvarsfrågorna beaktas i gemensamma upphandlingar och hjälper våra kunder att upphandla på ett hållbart sätt. Vi beaktar de ekonomiska, ekologiska och sociala aspekterna av ansvar.
Hansel är ett växande företag som satsar på de anställdas välbefinnande. Utöver stöd för kompetensutveckling åtnjuter medarbetarna goda anställningsförmåner. Vi använder moderna arbetsmetoder och verktyg och har flexibla rutiner för distansarbete.
Intressentgrupper
Samarbetet med olika intressentgrupper är kontinuerligt. Intressentgruppskartläggningar har långa anor på Hansel. Ursprungligen har tabellen upprättats i en workshop hos ledningsgruppen till stöd för kundarbetet, och senare har dess användning utvidgats till att gälla utvecklingen av hela affärsverksamheten. Intressentgruppsanalysen behandlas en gång per år i ledningsgruppen och nödvändiga uppdateringar görs i nätverket.
Analys av viktiga intressentgrupper med regelbundet samarbete med Hansel
| Intressentgrupp | Förväntningar på Hansel | Inverkan på Hansels affärsverksamhet | Samarbetssätt och verksamhetsstrategi | Ansvarig part |
| Kundrelationer | ||||
| Upphandlande enheter | Avtalsvillkor och priser som möjliggör totalekonomiska och högklassiga upphandlingar. Stöd för konkurrensutsättning av ramavtal och egna upphandlingar. Minimerade risker för inköp och upphandling. Lättare upphandling, behovet av stöd för utveckling av upphandlingsverksamheten har ökat. | Mycket stor | Verksamheten grundar sig på en kundplan som utarbetas varje år, i vilken man antecknar fokusområdena och de viktigaste åtgärderna för att utveckla kundrelationen. | Kundteamet |
| Statens tjänsteleverantörer | ||||
| Samarbetsforum för statens tjänsteleverantörer | Synergier för övrig verksamhet | Ömsesidig sparrning på olika delområden | Ledningens forum, kommunikations- och marknadsföringssamarbete: t.ex. ValtioExpo | Verkställande direktören, kategoridirektören |
| Senatfastigheter | Stöd för resultatbringande upphandling och utveckling av upphandlingsverksamheten | Fördjupat och systematiskt samarbete | Intensivt och regelbundet samarbete, utvecklingstjänster | Utvecklingschefen för samarbetet |
| Statens center för informations- och kommunikationsteknik Valtori | Stöd för resultatbringande upphandling och utveckling av upphandlingsverksamheten | Stor inverkan, viktigt att upprätthålla intresset, betydande partner inom IKT | Experttjänster och samarbete enligt statens upphandlingsstrategi: Hansels konkurrensutsättningskompetens och Valtoris koncept för IKT-tjänster | Kundteamet, kategorihanteringen, IKT-teamet |
| HAUS Kehittämiskeskus Oy | Samarbete kring utbildning som tillhandahålls Hansels kunder. Hansels medarbetare som utbildare inom upphandling. | Kompetensutveckling bland Hansels medarbetare | Utbildningsplanering | Cheferna |
| Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet | Stöd för affärsverksamhet genom resultatbringande upphandling och utveckling av upphandlingsverksamheten. | Ökande | Samarbetsprojekt, Handi-programmet och statsförvaltningens AI-nätverk | Ekonomidirektören, kategoridirektören |
| Statskontoret | Stöd för resultatbringande upphandling och utveckling av upphandlingsverksamheten | Ökande inverkan. Viktig aktör i utvecklingen av statens ekonomi- och personaladministration. | Samarbetsprojekt, t.ex. #Kunskapsspurten | Ekonomidirektören, kategoridirektören |
| Landskapens servicecentraler | ||||
| Maakuntien Tilakeskus Oy | Samarbetspartner i landskapens upphandlingar | Betydande | Verksamheten är på väg att starta; aktiv dialog | Kunddirektören, kategoridirektören |
| Vimana Oy | Samarbetspartner i landskapens upphandlingar | Betydande | Verksamheten är på väg att starta; aktiv dialog | Kunddirektören, kategoridirektören |
| Sotedigi Oy | Samarbetspartner i landskapens upphandlingar | Betydande | Verksamheten är på väg att starta; aktiv dialog | Kunddirektören, kategoridirektören |
| Leverantörsrelationer | ||||
| Avtalsleverantörer | Framgångsrika affärer med statsförvaltningens organisationer. Kvalificerade upphandlingar och icke-diskriminerande och jämlikt bemötande. Möjligheter till extra försäljning. | Mycket stor betydelse som tillhandahållare av högklassiga och ansvarsfulla produkter. | Uppgörande av verksamhetsplaner, samordning av leverantörssamarbetet | Kategorihanteringen |
| Övriga leverantörer | Vill få mer försäljning. Jämlikt och icke-diskriminerande bemötande och verifiering av detta. | Liten inverkan | Kommunikation om urvalsgrunder, marknadsföring av konkurrensutsättningar | Kategorihanteringen, kundteamet |
| Arbetstagarrelationer och styrelsen | ||||
| Arbetstagarna | Bra arbetsgivare, balans mellan arbete och fritid | Mycket stor | Fortlöpande åtgärder för att främja arbetshälsan | Verkställande direktören |
| Hansel Ab:s styrelse | Välskött och framgångsrikt bolag | Stor | Styrelsesamarbete enligt aktiebolagslagen | Verkställande direktören, personalrepresentanten |
| Hanselin ylemmät toimihenkilöt ry (Hyry) | Fungerande samarbete mellan medarbetarna och arbetsgivaren | Mycket stor | Regelbundna möten | Verkställande direktören |
| De Högre Tjänstemännen YTN rf | Aktiv tolkare och utvecklare av kollektivavtal på arbetstagarsidan | Liten inverkan och litet intresse | Förtroendemannens deltagande i utbildningar och aktiv kontakt med förtroendemannen | Förtroendemannen, personalchefen |
| Arbetsgivarna för servicebranscherna PALTA rf | Aktiv tolkare och utvecklare av kollektivavtal på arbetsgivarsidan | Liten inverkan och litet intresse | Läget uppföljs och kontakt tas vid behov | Verkställande direktören |
| Ägarstyrning och lagstiftning | ||||
| Ägaren | En väl ledd, ansvarsfull och innovativ organisation, som sparar pengar för statens upphandlingsväsende. | Stor | Samarbetsprojekt: t.ex. Handi, aktivt framförande av synpunkter på möjligheter att utveckla upphandlingsverksamheten och spara | Verkställande direktören |
| Kommunavdelningen (FM) | Landskapsreformen | Mycket stor betydelse | Aktivt samarbete | Kategoridirektören |
| FM:s avdelning för utveckling av statsförvaltningen, enheten för koncernpolitik | Ansvar för och deltagande i samarbetsprojekt, expertsynpunkter på upphandling | Mycket stor betydelse | Samarbetsprojekt: t.ex. Handi | Verkställande direktören |
| Arbets- och näringsministeriet | Framförande av upphandlingsperspektivet för att utveckla lagstiftningen | Mycket stor | Deltagande i arbetsgrupper, diskussions- och informationsmöten | Direktören för juridiska ärenden |
| Näringsliv, organisationer och ansvarsfrågor | ||||
| Branschorganisationerna | Dialog för att utveckla avtalsvillkoren. Vilja att säkerställa rimliga avtalsvillkor för branschen. | Måttlig | Upprätthållande av samarbetet (regelbundna möten, representation i konkurrensutsättningen) | Kategorihanteringen |
| Frivilligorganisationerna | Erfarenheter och praktiska exempel relaterade till branschen | Tilltagande betydelse då ansvarsaspekten betonas | Samarbetsprojekt | Ansvarsgruppen |
| Näringslivets centralförbund EK | Påverkan på avtalsvillkor, öka medlemmarnas medvetenhet om offentlig upphandling. | Måttlig | Samarbete, möten vid behov | Verkställande direktören |
| Företagarna i Finland | Vill i synnerhet främja ställningen för små och medelstora företag i Hansels konkurrensutsättningar. | Måttlig | Fördjupat samarbete | Verkställande direktören |
| Föreningen för offentliga upphandlingar | Kontakter och utbyte av erfarenheter i expertnätverk inom branschen | Rollen utvecklas | Målet är en aktiv roll och ett nära samarbete | Direktören för juridiska ärenden |
| Miljöministeriet | Föregångare inom hållbar upphandling | Stor inverkan, varierande intresse (lagstiftning, EU) | Fortsatt samarbete | Ansvarsgruppen |
| Finlands miljöcentral | Samarbetspartner och expert på upphandling, kundrelation | Måttlig | Fortsatt samarbete | Ansvarsgruppen |
| Motiva | Informationsutbyte för att främja hållbar upphandling | Måttlig | Fortsatt samarbete | Ansvarsgruppen |
| Finnwatch | Samarbetspartner och expert, informationsutbyte för att främja hållbar upphandling | Måttlig | Samarbetsprojekt | Kategorihanteringen, ansvarsgruppen |
| WWF | Samarbetspartner och expert, informationsutbyte för att främja hållbar upphandling | Måttlig betydelse | Fortsatt samarbete | Ansvarsgruppen |
| LOGY | Nätverk för aktörer inom upphandlingsbranschen, främjande av offentliga upphandlingar | Måttlig betydelse | Ledningsgrupp för upphandlingsforum, teamen för offentliga upphandlingar och ansvarsfrågor | Kategoridirektören |
| Open Knowledge Finland | Samarbetspartner och expert inom främjande av öppen data | Måttlig betydelse | Samarbete efter behov, till exempel tjänsten Tutkihankintoja.fi och tillgång till upphandlingsdata som öppen data | Ekonomidirektören, direktören för den digitala affärsverksamheten |
| Kommunala aktörer | ||||
| KL-Kuntahankinnat Oy | Deltagande i samprojekt. Eventuellt samarbete i landskapsreformen. | Betydande | Samprojekt, t.ex. eNest | Verkställande direktören |
| Kommunförbundet | Gemensam intressebevakning. Eventuellt samarbete i landskapsreformen. | Betydande | Fortsatt samarbete | Verkställande direktören |
| Social- och hälsovårdsområdets och servicecentralens leverantörer | Samarbete i landskapsreformen | Ökande betydelse | Fortsatt samarbete | Kategoridirektören |
| Övriga intressentgrupper | ||||
| Upphandlande enheter i övriga EU-länder | Närmare samarbete och bästa praxis, utvecklingsidéer | Betydande | Fortsatt samarbete | Verkställande direktören |
| Europeiska kommissionen | Utveckling av offentliga upphandlingar | Ökande betydelse | Arbetsgrupper, t.ex. eCertis och EXEP | Verkställande direktören |
| Medierna | Information om offentlig upphandling | Måttlig | Aktiv service: artiklar och material | Kommunikationschefen |
| Aalto-universitets handelshögskola | Samarbetspartner och expert på offentliga upphandlingar | Måttlig | Forskningsprojekt och deltagande i nätverk | Ekonomidirektören |
| Nätverksbaserat kompetenscentrum för hållbar och innovativ offentlig upphandling | En betydande aktör i nätverket | Betydande | Verksamheten startar inom kort, aktivt deltagande i kompetenscentrets arbete | Verkställande direktören |
| Finansministeriets koordineringsgrupp för informationsförvaltningen (Hitko) | Informationsutbyte, samarbete | Måttlig | Regelbundna möten | Direktören för den digitala affärsverksamheten |
| Arbetsgruppen för säkra IKT-upphandlingar | Informationsutbyte om datasäkerhetsrelaterade IKT-ärenden | Måttlig | Regelbundna möten | Kunddirektören |
Nästa: Vi bekämpar korruption