Planering ger bättre kontroll på upphandlingen

Att planera upphandlingarna spelar numera en stor roll. Planeringen ses också oftare som en strategisk funktion och det finns en förståelse för att bra planering hjälper organisationen att nå sina mål överlag. Hansels mål är att stärka systematiskt arbete i de statliga upphandlande enheterna dels genom att utveckla upphandlingskompetensen, dels genom att tillhandahålla e-verktyg som stöd för planeringen.

”Planering av upphandlingen är en av de faktorer som avgör om upphandlingen lyckas eller inte. Med en fungerande process för upphandlingsplanering kan organisationen planera och prioritera sina upphandlingsbehov, och upphandlingsexperterna är förberedda på kommande uppdrag”, sammanfattar utvecklingschef Mika Hänninen.

Han arbetar i enheten för utveckling av upphandlingsverksamheten som tillhandahåller kunderna support och handledning med nulägeskartläggningar samt planering och genomförande av utvecklingsåtgärder.

Konkurrensutsättningskalender och färdplan för upphandling visar vägen

Ämbetsverken inom statsförvaltningen laddar årligen upp uppgifterna om sina planerade upphandlingar de följande åren i Hansels elektroniska konkurrensutsättningskalender. Kalendern, som lanserades 2017, är öppen för alla. I den kan ämbetsverk som är intresserade av samma eller likartade upphandlingar samarbeta, medan potentiella leverantörer hittar information om kommande konkurrensutsättningar.

De närmaste åren kommer upphandlingsplaneringen att kopplas till den nya Hilma-tjänsten, så att upphandlingsbehov som matas in i konkurrensutsättningskalendern kan fungera som förhandsmeddelanden om konkurrensutsättning. Hur detta ska ske i praktiken diskuterades under 2018 med diverse intressenter i Hansels Hilma-workshopar.

Ett betydande utvecklingsprojekt inom upphandlingsplanering var Hansels medverkan i projektet för ett nätverksbaserat kompetenscentrum för hållbar och innovativ offentlig upphandling för att ta fram ett koncept som ska fungera som en gemensam färdplan för upphandling inom hela den offentliga sektorn.

”Färdplanen för upphandling är ett strategiskt ledningsverktyg för organisationer. Den åskådliggör upphandlingshelheterna, målen och anslagen för de närmaste åren. På basis av färdplanen kan organisationen föra en dialog med olika interna intressenter om hur och varför organisationen ska satsa på upphandling”, säger Mika Hänninen.

Med hjälp av vägkartan kan organisationen också identifiera de upphandlingar som är relevanta med tanke på innovation och hållbar utveckling.

Data i många former

Hansel utökade sitt urval av analysverktyg i april 2018 med Upphandlingspuls, som ger organisationerna möjlighet till djupanalys av data om upphandlingarna. Medan kunderna tidigare hade tillgång till statens upphandlingsdatatjänst och tjänsten Tutkihankintoja.fi som redovisar uppgifter på koncernnivå, går Upphandlingspuls in på bokföringsenhetsnivå.

Upphandlingspuls sammanställer inköpsfakturamaterialet från bokföringsenheterna och data om samordnade upphandlingar till en lätthanterlig helhet. Av den visualiserade presentationen framgår vad som köpts, av vilken leverantör och när. Upphandlingspuls betjänar sådana organisationer inom statens budgetekonomi vars upphandlingsdata finns i statens upphandlingsdatatjänst.

Arbetet med att vidareutveckla analysverktygen pågår hela tiden. Målet är att Upphandlingspuls kommer att kompletteras med data om upphandlingsplanering och elektronisk konkurrensutsättning. Statens upphandlingsdatatjänst omarbetades 2018 så att den bättre ska tillgodose användarnas behov. Efter omarbetningen har statens upphandlingsdatatjänst och Upphandlingspuls samma utseende och användarlogik.