Elektronisk konkurrensutsättning är dagens melodi

Sedan oktober 2018 ska alla upphandlingar som överskrider EU-tröskelvärdet skötas elektroniskt. Tröskelvärdena har tillämpats på samordnad upphandling sedan oktober 2017. Hansel införde samordnad e-upphandling inom utsatt tid och upphandlingarna för Hansels kunder kan också genomföras elektroniskt i tjänsten Hanki.

Inom staten hade man i god tid förberett sig på genomförandet av direktivet som krävde införande av e-upphandling. Största delen av organisationerna implementerade Hanki, som möjliggör e-konkurrensutsättning, redan under 2016 och 2017. Då ytterligare sexton statliga organisationer började använda tjänsten under 2018 uppgick det totala antalet användare till hela 96 organisationer. Hansel satsade under året mycket på att organisera och tillhandahålla support vid implementeringen.

Den elektroniska verksamhetsmodellen har tagits väl emot: år 2018 genomfördes nästan 2 500 e-upphandlingar. År 2017 var antalet 1 431. E-upphandling användes främst vid upphandlingar som översteg det i EU-direktivet fastställda tröskelvärdet (över 600 st.), men också i nationella upphandlingar (över 700 st.) och små upphandlingar (över 300 st.).

De Hanselkunder som använder konkurrensutsättning endast sporadiskt, som en gång om året eller mer sällan, får sannolikt ingen nytta av att implementera Hanki. Dessa kunder kan använda e-konkurrensutsättning via Hansels konkurrensutsättningstjänster.

Utvecklingsinsatserna fortsätter

Hanki reducerar de rutinmässiga arbetsuppgifterna i den upphandlande enheten och gör konkurrensutsättningsprocessen mer kontrollerad.

”Det går bland annat mycket snabbare att öppna och utvärdera anbuden och fatta inköpsbeslut. För anbudsgivarna är det också lättare att lägga sina anbud i ett färdigt underlag. Genom att anbudsbegäran och anbuden har samma standardformat, kan man återanvända uppgifter efter att man matat in dem en gång”, säger Petteri Pohto som är servicechef för elektronisk upphandling.

Elektronisk konkurrensutsättning sparar tid också tack vare den automatiserade kontrollen av myndighetsuppgifter. I och med automatiseringen har offentlig konkurrensutsättning också blivit smidigare för såväl upphandlare som leverantörer, då företagen inte längre behöver separat lämna in uppgifter som redan finns i myndighetsregistret. Den elektroniska kontrollen omfattar bland annat betalningen av skatter och socialskyddsavgifter. Enligt Finansministeriets beräkningar har kontrollerna sparat ungefär 5 miljoner euro.

Hansel har också gjort stora satsningar på att vidareutveckla systemet för e-konkurrensutsättning. Hanki kompletterades under 2018 med funktioner för ramavtal och minikonkurrensutsättning. De nya funktionerna har tagits emot väl. År 2018 genomfördes över 200 minikonkurrensutsättningar inom ramen för Hansels och andra statliga organisationers ramavtal.

Även funktionerna för upprättande, underhåll och användning av dynamiska inköpssystem har använts aktivt sedan de introducerades i Hanki. Trots att systemet är nytt finns det redan över tjugo dynamiska inköpssystem inom statsförvaltningen, och 2018 användes de vid ett sjuttiotal interna konkurrensutsättningar.